テキスト生成AIのビジネス応用：メール、アンケート、業務分解、翻訳、ブレインストーミング

この節の練習問題（10問）

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1. 問1
   海外の取引先に納期遅延を謝罪する英文メールを生成AIで作成する際の進め方として、最も適切なものを1つ選びなさい。
   1. 1相手の会社名と遅延の事実だけを英語で入力して英文を生成させ、ネイティブが書いたような自然な表現になっていれば内容は確認せずにそのまま送る
   2. 2相手との関係、遅延の理由、新しい納期、謝罪のトーンなどを日本語で具体的に伝えて英文を生成させ、固有名詞や数値、表現の適切さを人間が確認してから送る
   3. 3納期遅延の理由や新しい納期はAIに推測させて記載させ、相手との関係やトーンの指定は避けることで、文面が形式的で無難な英文になるようにする
   4. 4まず日本語で謝罪文を自分で完成させてから、AIには一語ずつ辞書的に置き換える直訳だけを依頼し、英語の慣用表現や敬語表現には手を加えない
   答えと解説

   正解: 2

   必要な情報（関係性、理由、新納期、トーン）を具体的に伝えるほど、状況に合った英文が得られます。ただし固有名詞や数値の誤り、文化的に不適切な表現が混じる可能性があるため、送信前に人間が確認します。情報が足りない指示ではそのまま使える文面にならず、AIを一切使わないのも効率を損ないます。

2. 問2
   顧客満足度アンケートの自由記述回答500件を生成AIで分析する場合の使い方として、最も適切なものを1つ選びなさい。
   1. 1回答をそのまま入力してカテゴリ分けと件数の集計を指示し、AIの分析結果は統計的に正確なので、元データとの照合は省略してそのまま経営会議に報告する
   2. 2自由記述は生成AIでは意味を正確に読み取れないため、AIには回答件数の集計だけを任せ、500件の回答の内容分類と代表的な意見の抽出は人間が手作業で行う
   3. 3個人情報を除いたうえで回答を入力し、主な意見のカテゴリ分け、各カテゴリの件数の傾向、代表的な意見の抽出を指示し、結果の妥当性を人間が元データと照らして確認する
   4. 4個人情報を含む回答もそのまま入力し、AIに「良いアンケートでしたか」と質問して、はい／いいえの回答をもとに顧客満足度の高低を判断する
   答えと解説

   正解: 3

   生成AIは大量の自由記述を分類・要約する作業を得意としており、意見のカテゴリ分けや代表的な意見の抽出に有効です。ただし件数の集計は誤ることがあり、個人情報の扱いにも注意が必要です。元データと照合して妥当性を確認することが前提になります。はい／いいえで判断させる使い方や、元データを見ずに報告する運用は不適切で、分析をあきらめる必要もありません。

3. 問3
   新しいプロジェクトの立ち上げにあたり、生成AIを使って「やるべき作業の洗い出し」を行う方法として最も適切なものを1つ選びなさい。
   1. 1プロジェクト名だけを伝えて一般的な作業一覧を出力させ、AIが提示した順序と担当者をそのまま採用し、内容の確認はプロジェクト完了後に行う
   2. 2プロジェクトの目的、期間、体制などは伝えずに、業務を手順に分解してタスクとして一覧化させ、出力された一覧をそのまま計画として確定する
   3. 3AIに過去のプロジェクトの資料を入力して要約させ、そこに書かれていた作業をそのまま今回のタスクとし、目的や体制の違いは考慮しない
   4. 4プロジェクトの目的、期間、体制などを伝えたうえで、業務を手順に分解し、タスクとして一覧化させ、抜け漏れがないかを人間がレビューする
   答えと解説

   正解: 4

   目的や制約を伝えて業務を手順に分解させ、タスクを抽出させる使い方は、生成AIの得意分野です。会議のアジェンダ作成や業務手順書のたたき台にも同様に使えます。ただしAIは組織固有の事情を知らないため、抜け漏れや優先順位は人間がレビューして補います。情報を与えない指示や、レビューなしの確定、AIを使わない選択はいずれも適切ではありません。

4. 問4
   生成AIを「思考のパートナー」として使う方法の例として、最も適切なものを1つ選びなさい。
   1. 1アイデアのブレインストーミングの相手にしたり、あえて反対の立場でディベートさせたり、企画の不足点についてAIから質問させながら内容を詰めたりする
   2. 2企画の方向性から最終決定までをAIに任せ、人間は出力された結論をそのまま採用することで、検討にかかる時間を短縮しながら内容の質を保つ
   3. 3自分の企画案をAIに読ませて良い点だけを挙げさせ、反対意見や不足点は指摘させないようにすることで、自信を持って企画を進められるようにする
   4. 4AIとの対話は業務上の記録に残らないため、企画の検討には使わず、議事録の文字起こしや会議日程の調整など定型的な事務作業だけに利用する
   答えと解説

   正解: 1

   生成AIは、大量のアイデア出し、反対意見の提示、「足りない情報は何か」を質問させる対話など、人間の思考を広げる相手として活用できます。特に反対の立場で議論させると、自分では気づかない盲点が見つかります。最終決定を委ねる使い方や、褒めさせるだけの使い方は思考の質を高めず、業務外と決めつける必要もありません。

5. 問5
   顧客名簿1,000件の「氏名」欄を「姓」と「名」に分け、ふりがなを付ける作業を生成AIで行う際の注意点として、最も適切なものを1つ選びなさい。
   1. 1氏名の分割やふりがなの付与は文脈の判断が必要で人間にしかできないため、AIは使わずに担当者が1件ずつ手作業で処理し、規約の確認は行わなくてよい
   2. 2個人情報の入力可否と入力先サービスの規約を確認したうえで、Few-Shotで分割ルールを示し、珍しい姓名や読み方の誤りがないか人間が確認する
   3. 3AIは日本人の姓名の読み方を辞書として保持しており誤ることがないため、Zero-Shotで一括処理し、出力結果の人間による確認は省略してよい
   4. 4顧客名簿は氏名だけであれば個人情報に該当しないため、どのサービスに入力しても問題なく、規約の確認やマスキングをせずにそのまま処理してよい
   答えと解説

   正解: 2

   姓と名の分離やふりがな付与は生成AIで効率化できますが、顧客名簿は個人情報なので入力可否と規約の確認が前提です。また、珍しい姓名や複数の読み方がある名前は誤る可能性があるため、例を示して分割ルールを揃え、結果を人間が確認します。AIが完璧という前提、どのサービスでもよいという考え、AIをまったく使わない判断はいずれも適切ではありません。

6. 問6
   納期遅延について海外の取引先に英語で謝罪メールを送りたい。生成AIの使い方として最も適切なものを1つ選びなさい。
   1. 1「謝罪メール」とだけ入力し、出力された英文を内容も表現も確認せずにそのまま相手に送る
   2. 2AIの翻訳は常に文化的に適切で誤訳もないので、内容を確認せずにそのまま送って問題ない
   3. 3AIには英文のビジネスメールは書けないため、辞書を引きながらすべて自分で書く
   4. 4関係・理由・新納期・トーンを日本語で伝えて英文を生成させ、固有名詞や数値や表現を確認してから送る
   答えと解説

   正解: 4

   業務文書の作成では、相手、目的、トーン、制約を具体的に伝え、固有名詞や数値、文化的に不適切な表現や誤訳がないかを人間が確認してから送ります。「謝罪メール」とだけ入力した出力をそのまま送るのは不適切で、翻訳が常に文化的に適切という前提も誤りです。AIは英文メールの下書きを得意としています。

7. 問7
   顧客アンケートの自由記述回答500件を生成AIで分析したい。最も適切な進め方を1つ選びなさい。
   1. 1個人情報を除いて入力し、カテゴリ分けと傾向の抽出を指示し、結果を元データと照らして確認する
   2. 2氏名やメールアドレスを含んだまま入力し、AIが出した集計結果をそのまま報告書に載せる
   3. 3AIは500件のような大量のデータを扱えないため、すべて人間が手作業で読んで分類する
   4. 4AIの件数集計は常に正確なので、元データとの照合は省略して結果をそのまま使う
   答えと解説

   正解: 1

   調査・分析では、個人情報を除いてから入力し、意見のカテゴリ分け、各カテゴリの傾向、代表的な意見の抽出を指示します。件数の集計は誤ることがあるので元データと照合します。個人情報を含んだままの入力や、集計を無確認で使うのは不適切で、AIは大量の自由記述の分類を得意としています。

8. 問8
   新しいプロジェクトの作業を洗い出したい。生成AIの使い方として最も適切なものを1つ選びなさい。
   1. 1目的や期間は伝えず「タスクを出して」とだけ指示し、出力された一覧をそのまま計画に使う
   2. 2目的・期間・体制を伝えて業務を手順に分解させ、たたき台の抜け漏れと優先順位を人間がレビューする
   3. 3AIには複数の手順に分かれる作業の整理はできないため、AIを使わずにすべて自分で洗い出す
   4. 4AIが出したタスク一覧は完全なので、人間がレビューせずにそのまま計画として確定する
   答えと解説

   正解: 2

   業務設計では、目的・期間・体制を伝えてたたき台を作らせ、抜け漏れは人間がレビューします。AIは複数の手順に分かれる作業の整理を得意としており、「できない」という認識は誤りです。出力を無確認で確定することや、前提を伝えずに指示することは不適切です。

9. 問9
   顧客名簿の氏名を姓と名に分け、ふりがなを付ける作業を生成AIに任せたい。最も適切な進め方を1つ選びなさい。
   1. 1AIが付けるふりがなは常に正しいため、出力を確認せずにそのまま名簿に反映して保存する
   2. 2姓名の分離とふりがなの付与はAIには不可能なので、名簿の全件を手作業で処理する
   3. 3入力の可否と規約を確認したうえで、Few-Shotで分割ルールを示し、珍しい姓名や読みの誤りを人間が確認する
   4. 4名簿は社内のデータなので規約の確認は不要と考え、個人契約の無料サービスにそのまま入力して処理する
   答えと解説

   正解: 3

   名簿は個人情報なので、入力の可否と入力先サービスの規約を確認したうえで使います。Few-Shotで分割ルールを示すと出力が安定しますが、珍しい姓名や読み方は誤ることがあるため、結果を人間が確認します。規約の確認を省くこと、ふりがなを無確認で反映すること、AIには不可能とする認識はいずれも不適切です。

10. 問10
    生成AIを思考の補助として使う方法に関する記述として、不適切なものを1つ選びなさい。
    1. 1ブレインストーミングの相手として、多様なアイデアを出させる
    2. 2反対の立場でディベートさせて、自分では気づかない盲点を見つける
    3. 3AIに質問させながら企画を詰め、考えを整理する
    4. 4最終決定もAIに委ね、人間は判断に関与しない
    答えと解説

    正解: 4

    生成AIはブレインストーミング、反対の立場でのディベート、質問による企画の深掘りなど、思考の補助として有効です。ただし最終決定は人間が行うもので、AIに委ねて人間が関与しないのは不適切です。